Закупки госкомпаний: требования ужесточаются (Госзакупки.РУ)

В условиях общего спада в экономике и сокращения расходов на персонал – соответствовать закону становится все сложнее. Как тысячам компаний, подпадающих под действие Федерального закона № 223-ФЗ, обеспечить исполнение новых требований?

«Безусловно, первоочередным шагом должна стать систематизация и оптимизация закупочного процесса», – отвечает Антон Бездушный, руководитель проектов компании «Алтимета», ведущего разработчика электронных торгово-закупочных систем. – «Если раньше можно было вести закупки, что называется, «на коленке», то теперь такой подход приведет к весьма существенным временным и трудовым затратам. Между тем, если выстроить слаженную систему управления закупками на всех этапах, от планирования бюджета до исполнения договоров, то мы получим повышение эффективности закупочного процесса в целом, и одновременно покроем новые требования 223-ФЗ».

Существующие этапы закупки.

Как правило, любая закупка начинается с формирования перечня потребностей центрами затрат, выделения лимитов финансирования, согласования потребностей уполномоченными подразделениями компании, консолидации сходных потребностей, формирования сводного плана закупок. Во многих организациях эти процессы никак не оптимизированы: планирование производится в Excel, согласование подразумевает сбор подписей многочисленных уполномоченных лиц на бумаге, свести потребности в общий план организации – задача порой и вовсе на несколько недель. Долго и неэффективно, так ещё и требуется структурировать потребности и выгружать на zakupki.gov.ru.

Следующий этап – заявочная кампания. После того, как согласован план потребностей, возникает задача его исполнения. Подготовить заявку на закупку, визировать её у уполномоченных сотрудников, подготовить и согласовать с профильными подразделениями закупочную документацию и проект договора, объявить на основании согласованной заявки закупочную процедуру, опубликовать на zakupki.gov.ru. Огромные временные затраты, с которыми приходилось «мириться».

Закупка проведена, заключен договор, казалось бы – всё? Раньше – да, теперь нет. Если в 2015 году достаточно было просто опубликовать сведения о заключении договора в реестре договоров, то с 2016 года потребуется по всем операциям по договору, будь то поступление товара, проведение оплаты, или изменение условий договора, выгружать полные сведения с подтверждающими документами на сайт о закупках. Вручную? А ведь все это всё уже есть в бухгалтерии, неужели нельзя все эти процессы как-то упростить и автоматизировать?

Можно, и даже нужно! Именно эти задачи возлагают на систему автоматизации закупочного процесса. Рассмотрим основные принципы работы такой системы на платформе ЛотЭксперт SRM компании «Алтимета».

Оптимизация закупочной деятельности предприятия или холдинга в системе ЛотЭксперт SRM.

Планирование закупок.

Если речь идет о небольшом предприятии, где 5-10 отделов, проблема стоит не очень остро. А вот в компаниях с большим штатом, дочерними обществами, филиалами и обособленными подразделениями, всё куда сложнее. ЛотЭксперт предоставляет возможность выстроить процессы согласования потребностей с учетом организационной структуры компании, обеспечить формирование планов закупок по нормам 223-ФЗ. Каждый сформированный план закупок проходит согласование с уполномоченными отделами и лицами по гибко настраиваемому маршруту. После того, как этап сбора потребностей завершен, система автоматически найдёт схожие номенклатуры для возможности планирования совместных закупок, сформирует консолидированные лоты, выгрузит сформированный план закупок на сайт zakupki.gov.ru. При этом всегда возможно отследить версионность плана, провести анализ исполнения плана закупок, сопоставить планируемые затраты с реальными.

Заявочная кампания и проведение закупок.

Для проведения заявочной кампании также используется электронный документооборот. При этом система позволяет проводить согласование документов с профильными подразделениями, а также автоматически формировать типовую часть документации о закупке, проект договора. Для плановых закупок, ЛотЭксперт позволяет сформировать заявку непосредственно из утвержденного плана потребностей центра затрат заказчика. При этом система подскажет о возможности объединения сходных лотов для проведения совместной закупки на основании анализа планируемых потребностей, сохранит связь закупки с позициями плана, предзаполнит «карточку» закупки имеющимися сведениями. После того, как заявка согласована – по ней может быть сформирована процедура закупки, информация о которой выгружается на zakupki.gov.ru и, при необходимости, на электронную торговую площадку. Где будет проводиться закупка – определяет заказчик. Можно организовать корпоративную торговую площадку, выгрузить сведения на существующую ЭТП одного из ведущих торговых операторов, либо провести закупку в «бумажной форме».

Заключение договора и контроль исполнения.

После того, как закупочная процедура завершена и определен победитель, ЛотЭксперт сформирует карточку договора, и позволит автоматически передавать из бухгалтерской системы сведения об исполнении, оплате, изменении или расторжении договора. Не нужно тратить временя на внесение информации об операциях по договору на общероссийский сайт о закупках. Система сама отследит появление информации в бухгалтерии, сформирует необходимые согласно законодательству сведения и разместит их на сайте zakupki.gov.ru. Подтверждающие документы загружаются в систему в форме электронного документа, и всегда доступны для последующего анализа электронного архива по договору. Для контроля оплат система позволяет вести платежный календарь, проводить верификацию платежей на предмет дублирования, напоминать о необходимости произвести оплату.

«Мы предлагаем как вариант внедрения собственной корпоративной системы управления закупками на ресурсах Заказчика, так и облачную версию сервиса, на базе одного из крупнейших операторов электронных торгов в России», – отмечают в компании «Алтимета» — «Всё зависит от требований Заказчика. Для крупных компаний и холдингов, безусловно, более интересным будет выглядеть внедрение собственной корпоративной закупочной системы. При этом небольшие организации, столкнувшиеся с проблемами оптимизации закупочного процесса, имеют возможность воспользоваться SaaS-версией системы за небольшую абонентскую плату. Предлагаемое решение позволит заказчикам решить сразу множество задач – это и сокращение трудозатрат, и систематизация закупок, и расширение спектра контрагентов, и соответствие требованиями закона 223-ФЗ».

Читайте полный материал на страницах журнала Госзакупки.РУ