«Алтимета» автоматизировала закупочную деятельность для Сбербанк Технологий

Компания «Алтимета» завершила проект по разработке и внедрению системы автоматизации закупок в АО «Сбербанк Технологии». Система обеспечивает комплексную автоматизацию закупочных процессов предприятия, таких как планирование закупок, заявочная кампания, проведение закупочных процедур, заключение и исполнение договоров, контроль и отчетность.

Исполнителем по проекту компания «Алтимета» была определена по итогам тендера.
Основой создаваемой системы стал программный продукт ЛотЭксперт SRM – передовое отечественное SRM-решение для коммерческих и государственных предприятий, организаций и холдинговых структур (SRM – Supplier relationship management).

В ходе проекта специалистами компании было проведено обследование закупочных процессов АО «СберТех» и выполнена детальная адаптация продукта к особенностям закупочной деятельности предприятия.

«Специализированное SRM-решение прекрасно вписалось в существующий ИТ-ландшафт предприятия, – прокомментировали в компании «Алтимета». – Система взаимодействует с целым рядом смежных систем, как внутренних, в которых ведется бюджет, бухгалтерский и складской учет, так и внешних, таких как электронная торговая площадка «Сбербанк-АСТ» и Единая информационная система в сфере закупок zakupki.gov.ru».

Внедренный программный комплекс обеспечивает комплексную автоматизацию всех процессов управления закупками в полном соответствии с требованиями Федерального закона от 18 июля 2011 г. №223-ФЗ.

Первым ключевым объектом автоматизации стал процесс планирования потребностей. По результатам проекта, система обеспечила возможность сбора потребностей от уровня центров затрат — функциональных заказчиков, согласование и консолидацию потребностей в сводный план закупок предприятия, автоматическую публикацию плана в ЕИС zakupki.gov.ru. План закупок в системе не только реализует требования 223-ФЗ, но и учитывает дополнительные аналитические срезы, в том числе для целей бюджетирования, а также дает возможность планирования закупок малого объема.

Заявки на осуществление закупок формируются исключительно из утвержденного плана-графика, согласно требованиям Федерального закона №223-ФЗ. Поддерживается гибкая настройка маршрутов согласования закупки, в частности, дополнительное согласование при использовании нетипового проекта договора.

«Благодаря внедрению системы, удалось связать воедино все закупочные процессы предприятия. В любой момент можно увидеть весь жизненный цикл потребности, от плана закупок до фактической оплаты счетов и сопровождения договоров, всё «как на ладони», – сообщили в СберТехе. При этом обеспечивается бюджетный контроль в течение всего процесса закупки. Затраты согласуются еще на стадии заявки на закупку, под них резервируются в бюджете денежные средства, а в дальнейшем, на этапе исполнения договора, производится расходование этих средств из связанных заявок на затраты.

Согласно регламентам ПАО «Сбербанк», закупки всех предприятий группы проводятся на электронной торговой площадке «Сбербанк-АСТ». В ходе реализации проекта была обеспечена комплексная интеграция с площадкой. Сведения о закупках автоматически публикуются на ЭТП, заявки участников с площадки поступают в закупочную систему, а протоколы по результатам закупки передаются на ЭТП. При этом рассмотрение и сопоставление предложений участников, проведение заседаний, подготовка и утверждение протоколов – производятся с использованием возможностей SRM. Так, при проведении конкурсов и запросов предложений обеспечивается возможность критериальной рейтинговой оценки предложений участников с привлечением экспертной группы. Кроме того, система автоматизирует деятельность закупочных комиссий, планирование и проведение очных и заочных заседаний, предлагает удобное электронное голосование для топ-менеджеров.

Для проведения закупок малого объема до 500 тысяч рублей, было принято решение предусмотреть в составе системы закупок СберТеха встроенную торговую площадку.

После выбора победителя, в системе формируется карточка договора, в которую включается детальная спецификации поставки в привязке к корпоративному справочнику НСИ по закупаемым номенклатурным единицам. Такой подход позволяет вести учет фактических поставок по каждой номенклатурной позиции, обеспечить сквозную интеграцию со складом, а также накапливать аналитические данные для отслеживания средней стоимости и динамики изменения цены на закупаемую номенклатуру.

Текст типовых договоров формируется системой автоматически, что позволяет исключить человеческий фактор, а заодно и упростить работу сотрудников. После согласования по гибкому маршруту, договор выгружается в ЕИС zakupki.gov.ru и в корпоративную учетную систему 1С.  По рамочным договорам система позволяет создавать заказы на поставку с формированием спецификации поставки на базе спецификации договора, обеспечивается контроль не превышения по суммам и объемам поставки.

«В системе полностью автоматизирован процесс контроля и учета исполнения договора, –    прокомментировали в компании «Алтимета». – При формировании карточки заказа генерируются графики плановых оплат и поставок, по которым в дальнейшем ведется учет «план-факт». Вся эта информация передается в корпоративную систему 1С, где формируются платежный календарь и черновики закрывающих документов для складского учета. По факту прихода товара на склад, 1С сообщает об этом в SRM, далее сотрудник отдела сопровождения договоров формирует сведения о поступлении фактического закрывающего документа и направляет эти сведения для согласования в бухгалтерию. После согласования мы получаем учтенную сумму поставленного товара. На основании этих сведений формируются заявки на оплату, которые также проходят согласование до момента формирования платежного документа и выгрузки его на оплату. Расходование средств производится строго из согласованных на этапе заявочной кампании заявок на затраты. Вся необходимая информация об исполнении договора в автоматическом режиме публикуется в ЕИС».