Автоматизации закупок при управлении девелоперскими проектами и EPC/EPCM-контрактами: как повысить эффективность?

Понятия «девелопмента» и «EPС/EPСM-контракта» появились в России сравнительно недавно и представляют собой типы регулирования договорных отношений в сфере управления инвестиционно-строительными проектами.

Аббревиатура EPC/EPCM складывается из английских слов Engineering (проектирование), Procurement (закупка), Construction (строительство), Management (управление).

Из данной аббревиатуры становится понятно, что в рамках EPC/EPCM-контракта, исполнитель обеспечивает комплексное управление инвестиционно-строительным проектом, отличие между данными моделями договорных отношений только в уровне ответственности и распределении рисков между инвестором и исполнителем контракта.

Понятие девелоперского проекта также предполагает полный цикл управления строительством. Вообще, само слово «девелопмент», в переводе с английского означающее «развитие», предполагает процесс преобразования существующего земельного участка или здания, в новый объект, стоимость которого существенно увеличивается по сравнению с первоначальной.

Основная особенность данных технологий управления строительством заключается в том, что при их использовании практически единовременно реализуются три ключевых процесса — проектирование, осуществление закупок и проведение строительных работ, задействуя соответствующие департаменты исполнителя контракта.

При такой сквозной организации процесса, задачи управления закупками, как центрального элемента реализации инвестиционно-строительного проекта, выходят на передний план. Неверный выбор подрядчика, задержка в обеспечении строительного объекта материальными ресурсами, может существенно сказаться на сроках сдачи объекта и привести к колоссальным финансовым потерям.

К сожалению, на сегодняшний день, большинство девелоперских компаний и предприятий, осуществляющих управление проектами по EPC/EPCM-контрактам, организуют закупочную деятельность посредством прямых обзвонов поставщиков и подрядчиков, либо проведения «бумажных» тендеров и классических запросов предложений. Низкая оптимизация данного процесса приводит к существенным временным и трудовым затратам, возникновению коррупционных факторов и завышенной стоимости итоговых подрядных работ.

Для решения данных проблем, компания «Алтимета», российский разработчик систем управления закупками, представила профильный программный продукт «ЛотЭксперт.Development», предоставляющий инновационные механизмы для оптимизации закупочного процесса при осуществлении закупок СМР, ПИР и ТМЦ.

ЛотЭксперт.Development – специализация уже хорошо зарекомендовавшей себя на российском рынке торговой платформы ЛотЭксперт, профильный продукт, разработанный специально для предприятий, специализирующихся на управлении строительством.

«Реализацию профильного программного продукта для предприятий, работающих в сфере девелопмента и управления строительством, мы начали в ходе проекта по созданию корпоративной торгово-закупочной системы ПФГ САФМАР», — пояснили в компании «Алтимета», — «Разработка системы была инициирована крупнейшим девелоперским предприятием Группы, компанией «А101 Девелопмент», входящей в ТОП-3 застройщиков Новой Москвы. Проект мы стартовали в сентябре 2016 года, и уже в начале 2017 года компания объявила первые закупочные процедуры. Окончательно все работы по проекту были завершены в середине 2017 года».

По словам директора департамента закупок группы компаний «А101» Георгия Криницына, работа над проектом была организована на принципах agile, при этом максимально использовался опыт работы на сторонних площадках.

На базе полученного проектного опыта, была выделена отдельная специализация торговой платформы ЛотЭксперт, реализующая уникальные функциональные возможности для оптимизации закупочного процесса в сфере управления строительством.

Одной из инноваций, стала разработка методологии проведения тендера на выполнение строительно-монтажных работ (СМР). Особенностью данных закупок является необходимость получить от участника в составе предложения детальную смету проекта, которая может состоять из тысяч видов работ, иметь многоуровневую иерархию структуры сметы. Как правило, данные сметы организатор получает в формате MS Excel, предоставляя участнику шаблон для заполнения. Сопоставление данных смет, выявление демпинговых и ошибочных позиций, занимает огромное количество времени со стороны закупщиков и сметчиков. ЛотЭксперт.Development полностью автоматизирует данный процесс, предоставляя возможность участнику сформировать электронную смету на площадке, указав цены за работы и материалы в привязке к корпоративному классификатору видов работ в интерактивном гриде. После вскрытия конвертов с предложениями, система автоматически производит сопоставление смет в разрезе каждого вида работ и формирует сводную отчетную таблицу для организатора закупки.

 «Кроме того, система позволяет организатору закупки задать перечень дополнительных параметров, необходимых для сопоставления предложений участника. Эти сведения влияют на состав заявки, заполняются участником при подаче предложения и также попадают в сравнительные таблицы. Закупщику остается лишь проревизировать полученную сводную информацию, проверить цифры, помеченные системой как «спорные», например, где отклонение от средней цены других участников составляет более чем 20%, на предмет ошибки или демпинга, после чего провести оценку и сопоставление предложений, согласно заложенному сценарию оценки. Расчетные критерии, такие как цена и срок, будут оценены системой автоматически, на основании сведений, указанных в предложении участника, экспертные формируются представителями Заказчика» — пояснили разработчики системы.

Для повышения релевантности предложений участников по результатам первичного рассмотрения, ЛотЭксперт.Development предусматривает различные механизмы уторговывания – проведение закупки в несколько этапов, запрос скидки или уточнений коммерческого предложения, проведение переторжки.

Учитывая особенности строительной специфики, система позволяет детально настраивать различные опции процедуры переторжки. Параметры видимости предложений конкурентов (закрытая подача предложений или онлайн торговая сессия), формат переторжки (от своей цены, лучшего предложения или фиксированного значения), шаг торгов, параметры автопродления – всё это задается организатором закупки при объявлении переторжки. В частности, возможно проведение переторжки, как только по цене, так и по нескольким параметрам предложения (например, цене и сроку). В таком случае, организатором задаются весовые коэффициенты для каждого критерия, по которому проходит переторжка, участники в режиме реального времени торгуются за суммарный взвешенный балл своего предложения.

Другим нововведением стала разработка модуля аккредитации контрагентов. В сфере управления строительством, проверка контрагента является важнейшей задачей. Аккредитация, как правило, выдается только по определенным специализациям, в которых контрагент имеет соответствующий проектный опыт. ЛотЭксперт.Development позволяет получить от контрагента детальную информацию о финансовом положении, опыте работы, производственной и технической базе и пр., посредством заполнения структурированной электронной анкеты, которая в дальнейшем формирует собой личную карточку контрагента. Система автоматически генерирует заявки на проверку контрагента с постановкой задач в профильные ведомства заказчика. По результатам проверки, информация фиксируется в карточке компании, контрагент получает статус аккредитованного по одобренным ему специализациям, либо попадает в черный список. На основании аккредитационных анкет в системе ведется реестр контрагентов, аналитика взаимодействия с ним в части закупок и договорных отношений, рейтинги и проверки.